Правила делового этикета: как не ударить в грязь лицом. Этика делового общения.

Грамотная речь необходима и при написании деловых писем. Понятно, что эту задачу можно делегировать секретарю или заместителю, но рано или поздно вам придется овладеть письменной коммуникацией самостоятельно.

Правила делового этикета: как не ударить в грязь лицом

Знаете ли вы, как именно нужно одеваться на деловую встречу? Как приветствовать собеседника во время телефонного разговора или в социальных сетях? А какие жесты допустимы в деловых переговорах, помните? Прочитайте на всякий случай нашу статью и убедитесь, что вы все правильно поняли.

Для чего вообще нужны все эти условности? Мы больше не живем в XIX веке, и этикет больше не является обязательной частью делового общения. Молодые предприниматели носят рваные джинсы и футболки с непристойными лозунгами, смайлики приемлемы в онлайн-общении, а похлопывание по спине уже не кажется чем-то необычным. Если вы так думаете, мы не хотим вам портить впечатление. В некоторых кругах это действительно нормально, но предпринимателям приходится общаться с государственными служащими, серьезными инвесторами и людьми старшего поколения, для которых все эти вольности неприемлемы. Иностранные партнеры также могут не отнестись с пониманием к слишком бурным проявлениям эмоций.

Так зачем же вам знать правила делового этикета?

• чтобы произвести приятное впечатление и не ударить в грязь лицом перед партнерами и коллегами;
• для общего образования: учиться новому никогда не поздно;
• для того, чтобы подавать пример другим, в том числе и подчиненным.

В конце концов, эти правила — всего лишь рекомендации. Только робот-киборг может соблюдать их все, если только вы знаете самые основные из них. Мы объясним вам их.

Правила внешнего вида

Дресс-код

У себя дома вы можете ходить, как вам нравится, даже в пижаме и смешных носках. Когда вы приходите в офис, а тем более на встречу, будьте добры соблюдать дресс-код. Иначе вы можете произвести неправильное впечатление. Старшее поколение может подумать, что вы несерьезны, поверхностны и даже — о Боже — некомпетентны. Да, мы знаем, что профессионализм не имеет ничего общего с внешним видом. Но традиции общества сильны, и восставать против них глупо и недальновидно. Вам не 15 лет.

Основные правила дресс-кода:

• для мужчин — деловой костюм или рубашка с брюками. Допустимы пиджак, рубашка и джинсы. Для женщин — костюм, блузка и юбка-карандаш, никаких мини и, упаси Боже, глубоких декольте;
• минимум аксессуаров. Для мужчин допустимы часы, запонки. Для женщин — максимум два аксессуара: серьги и кольцо, цепочка или серьги и так далее. Если у вас есть комплекты украшений — не надевайте все предметы сразу, это вульгарно;
• аккуратная стрижка, ухоженные волосы, для мужчин — уложенная борода и усы, если имеются;
• аккуратный маникюр, ухоженные руки;
• чистая обувь в любую погоду, даже если вы добирались до офиса на метро или в собачьей упряжке;
• отсутствие татуировок, пирсинга на видных местах. Если у вас большая заметная татуировка — лучше спрятать ее под одеждой. Если наладите хорошие отношения с партнером — потом можете и показать, а сначала лучше не рисковать. Вы же не знаете, каких взглядов он придерживается.

Чем ответственнее встреча или переговоры, тем строже должен быть дресс-код. Помните, что это в ваших интересах.

Дресс-код для женщин и мужчин.

Жесты, движения, мимика

Это звучит смешно, но в действительности многие сделки сорвались из-за того, что партнер сделал неуместный жест или был слишком интимным. Конечно, все субъективно: открытого человека не испугает, если он будет активно размахивать руками или посылать воздушные поцелуи. Тем не менее, стоит придерживаться основных правил — хотя бы для первой встречи. И тогда вы сами увидите, как реагирует ваш собеседник.

Обратите внимание на следующие моменты:

• прямая осанка, сдержанные движения без суетливости;
• взгляд в глаза — уверенный, твердый, но не наглый;
• сдержанная мимика, старайтесь контролировать эмоции. В сложных ситуациях, когда хочется выругаться или, наоборот, рассмеяться — делайте “покер-фейс”;
• тактильный контакт допустим только в виде рукопожатий. Похлопывания по плечу, крепкие объятия и тем более поцелуи оставьте для близких: далеко не все люди любят прикосновения чужих. Допустимо по правилам этикета только рукопожатие — желательно короткое и энергичное.

Совет: Потренируйтесь заранее перед зеркалом или попросите кого-то из близких «прочитать» вашу мимику и движения. Если вы проявляете признаки нервозности, раздражительности или чрезмерно эмоциональных реакций, вам следует отказаться от этих привычек. Помните, что многие деловые люди изучали язык тела и знают основные правила. Например, глаза, обращенные влево, — признак лжи. Скрещенные на груди руки — желание оттолкнуть. На кого указывают кончики ботинок другого человека — этот человек в данный момент для него важнее всех остальных. И так далее, и так далее — интернет пестрит подобными советами.

Особенности

Главное отличие профессиональных отношений от любых других заключается в том, что они регулируются. Это подразумевает наличие определенных границ в отношениях, определяемых культурными традициями, общемировыми этическими принципами и требованиями профессиональной этики.

Этика корпоративного общения — это компонент общей этики, обладающий всеми характеристиками последней. В общем смысле это понятие можно рассматривать как определенный портфель представлений об этике, ее правилах и нормах, которыми люди руководствуются в своих отношениях друг с другом в процессе производственной деятельности.

Основой деловой этики является уважение интересов как компании, которую представляет человек, так и интересов ее клиентов, партнеров и конкурентов, а также общества в целом.

Основные принципы деловой этики заключаются в следующем:

• получение выгоды максимальным числом участников деловых отношений;
• обеспечение одинакового для всех участников отношений доступа к предмету деловых отношений.

В деловом общении всегда возникает очень сильное противоречие между этическими нормами и самой сутью деловой активности, которое предприниматели решают по-разному. В любом случае, это решение сводится к одному из основных тезисов:

• Суть прагматической позиции или принципа утилитаризма состоит в том, что этика и бизнес – понятия несовместимые. Главное – достичь максимальных показателей прибыли любыми способами. Разговоров о морали, социальных обязанностях и этических нормах предприниматели, придерживающиеся данной точки зрения, стараются избегать.
• Цивилизованная позиция или принцип нравственного императива основывается на том, что именно этика может помочь максимизировать прибыль, расширить или укрепить деловые контакты, внедрить и укрепить этические правила поведения в обществе в целом, что не может не способствовать дальнейшему процветанию бизнеса.

Деловая этика сегодня черпает знания из разных областей (этики, психологии, научной организации труда).

Необходимость обращения к этике корпоративного общения связана с постоянно меняющимися потребностями современного мира и является основой для успешной коммуникации как в корпоративной сфере, так и в обществе в целом.

Задачи и принципы этикета

Существует несколько основных целей этики:

• Наличие определенных установленных нормативов поведения и необходимость их соблюдения упрощают процедуру коммуникаций как с другими организациями, так и внутри трудового коллектива, поскольку работать в соответствии с общепринятыми моделями гораздо быстрее и проще. При соблюдении делового этикета участники коммуникаций точно представляют себе, чего можно ждать друг от друга.
• Этикет способствует поддержанию нормальных взаимоотношений с представителями внешней среды организации, а также созданию рабочей обстановки в коллективе.
• Поддерживает он и моральный комфорт каждого участника коммуникации. В жизни человека душевная стабильность зачастую имеет большее значение, чем физический комфорт. Наличие правил профессиональных отношений способствует получению человеком удовлетворения от работы.

Чем лучше моральный дух, тем выше производительность и лучше результаты. Кроме того, сотрудник будет демонстрировать более высокий уровень лояльности к компании.

Основные принципы делового этикета основаны на том, что при принятии решений следует позаботиться о том, чтобы границы действий были совместимы с этическими ценностями других участников коммуникации и могли быть согласованы с их интересами. При этом координация должна иметь этически обоснованную цель, для достижения которой следует использовать только этически приемлемые инструменты.

Можно выделить несколько основных принципов:

• Межличностность. Любое общение, включая деловое, происходит между людьми с их личностными особенностями. И несмотря на то что общение между ними имеет профессиональную направленность, межличностное отношение все равно будет оказывать влияние на процесс взаимодействия.
• Непрерывность. Суть этого принципа заключается в инициировании постоянного контакта участниками коммуникации, если они оказываются в поле зрения друг друга. Исходя из того, что люди общаются как вербальными, так и невербальными средствами, они постоянно делятся друг с другом определенной информацией, которой каждый участник коммуникации придает свой смысл и делает свои собственные выводы.
• Целенаправленность. Любое взаимодействие имеет конкретную цель или несколько целей. При этом они могут быть явными и неявными. Выступая перед аудиторией, докладчик имеет явную цель донести до слушателей определенный материал, и неявную – например, продемонстрировать аудитории свой недюжинный интеллект и красноречие.
• Многомерность. Этот принцип предполагает, что в деловых отношениях происходит не только обмен информацией, но и регулирование взаимоотношений между сторонами. То есть в профессиональном взаимодействии его участники транслируют друг другу свое эмоциональное отношение, которое и выступает регулятором их деловых связей.

Основной принцип культуры и этики профессионального общения резюмируется в известном этическом принципе: Поступай с другими так, как ты хотел бы, чтобы они поступали с тобой. Это относится ко всем видам деловых отношений, как внутри организации (по вертикали и горизонтали), так и при переговорах с представителями других компаний или при общении с клиентами.

ЭТИКА ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ: правила, нормы и основные принципы

Чтобы создать плодотворную атмосферу в коллективе, необходимо соблюдать правила и этикет делового общения. В этой статье мы расскажем, что это за правила, зачем они нужны и как их применять.

Соблюдение этикета делового общения — это основа успешной команды. Отношения, основанные на правилах деловой этики и взаимном уважении, создают приятную рабочую атмосферу и поддерживают мотивацию коллектива.

В статье представлены основные принципы этики делового общения, советы и правила, полезные как для сотрудников, так и для руководителей.

Иметь достаточно самоуважения, уважать других как самих себя и относиться к ним так, как мы хотели бы, чтобы относились к нам, — вот что мы называем гуманизмом.

Конфуций

• 1. Что это такое?
• 2. Правила и основные принципы этики делового общения
• 3. Основные типы делового общения
• 4. Общение «начальник-подчинённый»
• 5. Общение «подчинённый-начальник»
• 6. Общение «сотрудник-сотрудник»

Что это значит?

Деловое общение, как и любое другое, нуждается в правилах. Этикет делового общения — это набор явных и неявных правил для тех, кому приходится работать вместе каждый день недели.

Без регламентированных правил деловое общение превращается в хаотичный обмен информацией. Каждый человек по-своему воспринимает окружающий мир, своих коллег, начальников и подчиненных.

Важно соблюдать этикет и культуру делового общения, чтобы разное восприятие мира не мешало работе и не приводило к тому, что все говорят на разных языках. Это относится как к отношениям внутри коллектива, так и к внешним контактам (между сотрудниками разных отделов или филиалов, а также между сотрудником и клиентом).

Правила и основные принципы этикета в деловом общении

В принципе, этика корпоративного общения имеет практическую цель. Она упрощает работу коллектива в целом и каждого отдельного сотрудника в частности, поскольку облегчает и ускоряет действия в соответствии с общепринятыми стандартами. Сотрудники знают, чего они могут ожидать от других. Это способствует повышению общей производительности, поскольку сотрудники освобождаются от мыслей типа «Что он имел в виду?».

Вторая цель деловой этики — создать рабочее место, где работа выполняется, а фактор удовольствия не игнорируется. Моральное благополучие играет большую роль в жизни, чем физическое, и если деловая этика соблюдается, сотрудники всегда будут чувствовать себя хорошо на своей работе.

Более того, моральный аспект деловой этики также влияет на производительность труда: Сотрудник, который чувствует себя хорошо на работе, будет более предан компании и будет стремиться выполнять свою работу лучше. Хорошая атмосфера, достигнутая благодаря этичному деловому общению, заставляет сотрудников стремиться к совершенству в своей работе.

Рекомендуем посмотреть видеоролик Д. Карнеги о 5 основных правилах этикета в деловом общении:

Основные типы делового общения

Существует три основных типа делового общения, основанных на общей иерархии в коллективе.

Основные правила этики делового общения

Компетентный руководитель находит баланс между правами и обязанностями своих сотрудников. От этого зависит объем работы и способность каждого сотрудника хорошо выполнять свою работу. Кроме того, качество его работы также зависит от взаимодействия с коллегами.

Конфликтов в коллективе можно избежать, если уделять внимание культуре общения во время рабочего процесса:

• Во время деловых мероприятий могут возникнуть неожиданные ситуации. Принципы этики профессионального делового общения помогают предотвратить или урегулировать назревающий конфликт. Правила говорят, что нельзя перебивать собеседников, а все замечания выражать только корректно и вежливо.
• Подчиненным не стоит переоценивать себя, чтобы заслужить одобрение руководителя. Работнику целесообразно брать только те задания, с которыми он точно может справиться.
• Для сохранения здоровой рабочей обстановки нужно уметь слышать и слушать собеседника. Это поможет не только наладить общение между коллегами и лучше понимать друг друга, но и оптимально распоряжаться рабочим временем.
• Особое внимание должно уделяться этикету делового общения во время приемов представителей других стран. Соблюдение правил поможет создать приятную атмосферу на переговорах, расположить к себе собеседников и получить желаемый результат.
• Деловые процессы определяются правилами тактильных контактов. Любые прикосновения во время рабочих контактов запрещены, кроме рукопожатий. Этот жест расценивается как деловой, но он должен быть кратким, а рука – сухой и не холодной. Участникам переговоров важно контролировать свои эмоции, избегать ненужных жестов и мимики. Неуверенность, суетливость, сбивчивость речи не вызывают доверия.

Процесс приветствия также важен. Сотрудники могут использовать такие приемы при приветствии друг друга:

• улыбка;
• дружелюбный взгляд;
• деловые комплименты;
• заинтересованность;
• уважение;
• теплые слова;
• обозначение значимости собеседника.

Соблюдение этих простых правил делового этикета создает дружескую атмосферу в коллективе.

Тонкости этики делового общения внутри коллектива

Принципы делового этикета регулируют деловые отношения на всех уровнях управленческой иерархии. Теперь рассмотрим, как различаются особенности общения в зависимости от профессиональной ответственности.

Подчиненный – руководитель

Общение в рамках отношений «подчиненный — начальник» должно осуществляться с вниманием к определенным моментам:

• Поведение сотрудника в рамках этических норм сохраняет здоровую психологическую обстановку в процессе делового общения.
• Подчиненный обязан соблюдать субординацию и проявлять уважение к руководителю. Все замечания, претензии высказываются начальнику корректно, с позиции занимаемой должности.
• К руководству не стоит обращаться в категоричном тоне.
• Не допускается перешагивать «через голову» непосредственного руководителя, обращаясь с возникающими вопросами к вышестоящему начальнику.

Руководитель – подчиненный

Отношение начальника к своим подчиненным во многом определяет весь психологический фон коллектива. Начальник не должен забывать, что он должен строить отношения со своими сотрудниками таким образом, чтобы это было желательно и для него самого.

В обязанности директора входит.

• создание коллектива, который готов к выполнению общих целей и задач;
• выявление причин, которые приводят к проблемам в рабочем процессе;
• работа с подчиненными, которые не хотят или не могут выполнять все распоряжения начальства;
• достойное оценивание заслуг работников;
• доверие к подчиненным;
• признание своих промахов и ошибок;
• справедливое и равное отношение ко всем сотрудникам.

Для директора это недопустимо:

• подвергать критике личные качества работника;
• при других сотрудниках делать замечания;
• показывать свою некомпетентность подчиненным.

Сотрудник – сотрудник

Горизонтальные отношения между сотрудниками должны быть основаны на принципе эмпатии. Относитесь к другим так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам.

Коллеги — равноправные члены команды, и их взаимодействие должно быть дружелюбным и приятным.

Этика как наука определяет правила этикета в деловом взаимодействии между коллегами:

• в разговоре использовать имя собеседника. Это верный способ расположения к себе и выстраивания приятельских отношений;
• при общении быть дружелюбным, улыбаться;
• уметь слушать своего собеседника;
• уважать личные качества каждого сотрудника;
• быть объективным в равной степени к каждому;
• обязанности по выполнению общих задач распределять справедливо;
• быть аккуратным в плане обещаний.

Этика бизнеса. Что нужно знать о культуре делового сотрудничества?

Этика в деловых и профессиональных отношениях — очень старое понятие, восходящее к тем временам, когда люди впервые вели бизнес, обмениваясь всевозможными предметами. Сегодня, конечно, деловая этика значительно изменилась и включает в себя уважение прав каждого человека, принятие универсальных правил поведения и строгое соблюдение законов и правил.

Этические правила деловых отношений

Правила делового этикета или профессиональной этики в первую очередь основаны на соблюдении общепринятых этических норм и правовых предписаний. Не все средства подходят для достижения целей и получения большей прибыли. Конкуренция, какой бы острой она ни была, не должна вестись «грязными» методами.

Основные направления бизнес этики

В каждой отрасли существует свой набор принципов, как институционализированных, так и неписаных правил, которые принимаются обществом как необходимые.

Отношения внутри коллектива

Внутренняя этика устанавливается каждой компанией самостоятельно, с учетом производственных или исторических традиций. В то же время существуют и единые стандарты:

• защита прав всех работников вне зависимости от квалификации и должности;
• недопустимость неравенства прав работников;
• доступность сведений о деятельности компании каждому сотруднику в пределах его полномочий;
• взаимодействие руководителя и подчиненных должно опираться на авторитет, а не на властные решения.

Партнерские отношения

Правила партнерства гласят, что никакие махинации и манипуляции любого рода недопустимы. Махинации — это форма обмана, которая приводит к краткосрочным результатам. Информация о мошенничестве в сделке рано или поздно всплывет и приведет к финансовым потерям в будущем.

Отношения с клиентами

Современный клиент достаточно информирован, поэтому обмануть его не только сложно, но и чревато последствиями в виде возможных судебных разбирательств.

Общение с клиентом:

• будьте вежливы, но не заискивайте;
• не допускайте излишнего напора, общение должно быть с позиций равенства;
• исполняйте обязательства полностью и в установленные сроки;
• не допускайте перерастания делового общения в банальный конфликт;
• следите за своим поведением, речью, внешним видом.

Внесоциальные стандарты

Экзосоциальные стандарты включают в себя экологические и эстетические стандарты бизнеса. Например, сброс отходов в реку — это операция, которая негативно влияет на окружающую среду и нарушает все этические нормы.

Этичное ведение бизнеса позволит: создать деловую рабочую атмосферу в коллективе, обеспечить взаимовыгодное сотрудничество с партнерами и хорошую репутацию у клиентов. Все это будет способствовать росту и процветанию компании.

Переписка по электронной почте: этика и правила

С развитием интернета в нашу жизнь вошла новая форма общения, знакомая сегодня каждому — электронная почта. Все пользуются ею в большей или меньшей степени. Это относится как к деловому, так и к частному общению. Но даже в офисах, где электронная почта используется ежедневно, часто не хватает понимания основных правил работы с ней.

Что же следует учитывать при написании электронных писем, чтобы выделить себя как компетентного и этичного человека?

Прежде всего, необходимо учитывать, кому вы пишете, в зависимости от вашей цели. Если вы получаете информацию с веб-сайта, постарайтесь точно определить контактное лицо или отдел, ответственный за ваш запрос. Не пишите по всем адресам, указанным в разделе «Контакты». Если это внутренняя рассылка компании, не используйте массовую рассылку, а постарайтесь ограничиться теми, кто заинтересован или ответственен.

Если вы не уверены, кто является правильным адресатом, добавьте в конце запроса предложение «Если запрос адресован не вам, пожалуйста, перешлите его ответственным лицам или сообщите их контактные данные».

Еще одна деталь: Отвечая на электронное письмо, обязательно сохраните копию всех адресов или, если это имеет смысл, сократите список.

Обязательно указывайте тему письма. Хорошая тема письма привлекает внимание и вызывает интерес. Тема письма должна быть четкой и лаконичной, без сокращений, большого количества знаков препинания и заглавных букв. Она должна отражать суть запроса.

Конечно, начинать следует с приветствия. Лучше всего использовать фразу «Добрый вечер», независимо от времени суток. Если переписка носит неформальный характер, можно также написать «Добрый вечер» или «Здравствуйте!» или «Привет!». Но в любом случае всегда следует говорить «Доброе утро».

Если вы пишете кому-то и знаете его имя, вам следует указать его в приветствии. Вы знаете, что личное имя — это самое приятное слово для человека. Тогда получатель с большей охотой откликнется на вашу просьбу. Если вы пишете группе людей, используйте слова «коллеги», «друзья», «сослуживцы», в зависимости от того, что уместно.

Обратите внимание на длину текста. Это зависит от ситуации и контекста, но не делайте письмо слишком длинным, иначе информация будет понята лишь частично или не будет прочитана до конца. Будьте краткими и лаконичными и избегайте лишних слов. Не используйте аббревиатуры и технические термины.

Если текст длинный, разделите его на короткие абзацы или пронумерованные пункты.

Не используйте излишне крупный шрифт или жирные цвета для выделения.

Обращайте внимание на